Strategische Messeplanung
Die meisten kleinen und mittelständischen Betriebe stehen im Zuge ihres Wachstumsprozesses eines Tages vor der Entscheidung, eine branchenspezifische Messe als Aussteller zu besuchen. Jedoch wird die Komplexität eines solchen Vorhabens von den meisten Unternehmen unterschätzt. Zunächst sollten klare, grundlegende Ziele definiert werden.
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Priorität auf Neukundenakquise oder Pflege der bestehenden Geschäftskontakte legen. BEISPIEL
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Zunächst sollten Ziele definiert werden, was Sie mit Ihrem Messeauftritt eigentlich erreichen wollen. Eine für den Erfolg unverzichtbare, aber keine leichte Aufgabe. Aber dann geht es erst richtig los:
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- Definition der Zuständigkeiten
- Erstellung Kosten- und Terminplan
- Planung/Entwicklung/Bau des Messestandes
- Recherche von behördlichen Auflagen
- Abstimmung mit dem Veranstalter der Messe
- Festlegung des Ausstellungsprogramms
- Buchung der geeigneten Hotelzimmer
- Bestellung und Kauf der Flugtickets
- Versand der Einladungen an bestehende Kundenkontakte
- Organisation der Werbeartikel
- Bestellung des Caterings / Abendprogrammplanung
- Personalplanung
- Sicherheitskonzepterstellung für Exponate
- Bestellung von geeigneten Hostessen und Dolmetschern
- Entwurf des Standes
- Bewerbung der Messe
- Pressearbeit
- Festlegung der Logistik
- Motivation des Standteams
- Abschluss von Versicherungen
- und vieles mehr
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Jeder dieser aufgelisteten Aspekte lässt sich problemlos in ein weiteres Aufgabenspektrum aufgliedern und verdeutlicht, was wir alles für Sie tun, was wir Ihnen abnehmen, wie sehr wir Sie entlasten können.
Operative Messeplanung
Wichtigster Bestandteil der operativen Planung im Hinblick auf die geplante Messepräsenz sind sogenannte Szenarioanalysen, welche dazu dienen drohende Risiken im Vorfeld zu erkennen und kosteneffizient zu minimieren. Alltägliche Vorfälle des Messegeschäftes sollen im Folgenden der Veranschaulichung der Problematik dienen.
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Sie kennen Murphies Law? Alles was schief gehen kann, geht auch irgendwann schief, gerade auf Messen. Damit dann aber wegen solcher Details nicht der Erfolg des Ganzen gefährdet wird, sind wir da:
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- Ein oder mehrere Mitglieder des Standpersonals erkranken im Laufe der Veranstaltung.
- Der einzige Laptop zur Kundendatenspeicherung versagt.
- Das Catering ist qualitativ unakzeptabel.
- Präsentationsmedien fehlen.
- Wichtige Exponate wurden über Nacht entwendet.
- Ein wichtiger potenzieller Kunde kann wegen mangelnder Fremdsprachenkenntnisse nicht ausreichend zufriedengestellt werden
- Die räumliche Kapazität des Standes reicht nicht aus und ein Besprechungsraum muss zeitnah organisiert werden.
- Ein Besucher stolpert und verletzt sich beim Betreten des Standes und fordert Schadensersatz.
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